Regole interne sull’uso dell’IA: come scriverle con un AI expert (guida per aziende di Bologna)

Nota di trasparenza: il testo di questo articolo è stato generato con sistemi di intelligenza artificiale; l’illustrazione è stata composta con il supporto dell’intelligenza artificiale utilizzando personaggi disegnati della libreria Open Peeps (licenza CC0 1.0, pubblico dominio), in applicazione della relativa licenza d’uso. I contenuti sono pubblicati sotto la responsabilità editoriale di Nicolò Piave, in coerenza con le regole di trasparenza del Reg. (UE) 2024/1689 “AI Act” (art. 50) e con i principi della L. 23 settembre 2025, n. 132.

In molte aziende l’intelligenza artificiale si usa già, ma senza regole: ognuno sceglie lo strumento che preferisce e decide da sé che cosa inserire. È una situazione rischiosa per la riservatezza e per la qualità del lavoro. La soluzione non è vietare, ma scrivere poche regole chiare. Vediamo quali, con l’aiuto di un AI expert che lavora con le aziende di Bologna.

Perché servono regole scritte

• Proteggono i dati dei clienti, dei dipendenti e il know-how aziendale.
• Riducono gli errori, perché stabiliscono che cosa va verificato.
• Danno sicurezza alle persone, che sanno che cosa possono fare.
• Documentano l’impegno dell’azienda, anche rispetto all’AI Act.

I sette punti essenziali

1. Finalità: perché l’azienda usa l’IA (per esempio per bozze, sintesi, traduzioni) e per che cosa non la usa.
2. Strumenti ammessi: quali piattaforme, con quali account e impostazioni.
3. Dati vietati: dati personali non necessari, informazioni riservate dei clienti, segreti industriali, credenziali.
4. Verifica umana: ogni contenuto destinato all’esterno va controllato da chi ne è responsabile.
5. Trasparenza: quando e come dichiarare l’uso dell’IA a clienti e colleghi.
6. Proprietà e diritti: attenzione a testi, immagini e codice generati, e al materiale di terzi caricato negli strumenti.
7. Referente e aggiornamento: chi risponde ai dubbi e ogni quanto si rivedono le regole.

Un esempio di regola ben scritta

“Puoi usare lo strumento X con l’account aziendale per preparare bozze di email e documenti. Non inserire nomi, indirizzi o dati economici dei clienti: sostituiscili con segnaposto. Rileggi sempre il testo prima dell’invio e controlla numeri e riferimenti. Per dubbi scrivi a [referente].”

Poche righe, concrete, verificabili. Una regola che si capisce in trenta secondi viene rispettata; un regolamento di venti pagine resta nel cassetto. È lo stesso principio delle procedure operative scritte per essere usate.

Come si costruiscono le regole con un AI expert

1. Censimento degli usi attuali, con un questionario anonimo.
2. Bozza delle regole con la direzione e con chi si occupa di privacy e sistemi informativi.
3. Presentazione durante la formazione, con esempi pratici per ogni regola.
4. Revisione dopo alcune settimane, sulla base dei dubbi raccolti.

Le regole funzionano davvero se sono accompagnate da formazione: è il passo 4 del piano descritto nell’articolo sull’alfabetizzazione AI in cinque passi.

Supporto per le aziende di Bologna

Come formatore AI e AI trainer aiuto le organizzazioni dell’area di Bologna a scrivere regole d’uso semplici e a formarne il personale. Per gli aspetti legali specifici è sempre bene coinvolgere il proprio consulente. Tutte le informazioni sono nella pagina formatore AI a Bologna. Se stai cercando la figura giusta, leggi AI expert a Bologna: chi ti serve davvero.

Sul rapporto tra IA e protezione dei dati, leggi intelligenza artificiale e GDPR: gli errori da evitare.

Domande frequenti

Le regole interne sull’IA sono obbligatorie?

Non esiste un modello obbligatorio, ma le regole sono uno degli strumenti più semplici per gestire rischi su dati e qualità e per dare concretezza agli obblighi di alfabetizzazione dell’AI Act.

Ogni quanto vanno aggiornate?

Almeno una volta all’anno, e ogni volta che si introduce un nuovo strumento o cambia la normativa.

In sintesi

Regole interne sull’IA efficaci sono poche, chiare e concrete: finalità, strumenti, dati vietati, verifica, trasparenza, diritti e referente. Scritte insieme alla formazione, diventano abitudini. Se vuoi impostarle nella tua azienda, scrivimi.

Avvertenza: contenuto generato con intelligenza artificiale, con finalità informative e divulgative. Non costituisce consulenza professionale personalizzata né parere psicologico, medico, legale o fiscale; teorie e studi sono citati in forma sintetica e gli esempi sono illustrativi, non riferiti a persone o aziende reali. Per approfondire la tua situazione puoi prenotare una call conoscitiva con Nicolò Piave. Prenota una call conoscitiva.

Crediti dell’illustrazione: personaggi della libreria Open Peeps di Pablo Stanley, rilasciata con licenza Creative Commons CC0 1.0 Universal (dedicazione al pubblico dominio), resi con la libreria software react-peeps di Emre Çakır (licenza MIT, testo integrale nel file assets/blog/LICENZE-ILLUSTRAZIONI.txt del tema). I personaggi sono figure disegnate di fantasia e non ritraggono persone reali; la scena è stata composta con il supporto dell’intelligenza artificiale.